Từ lúc cài xong đến khi cửa hàng chạy trơn

Cài đặt và mở phần mềm#

Rabit Spa chạy trên chính máy tính của bạn. Không cần thuê máy chủ, không cần Internet để dùng hằng ngày, và dữ liệu nằm trong máy bạn.

1. 1

   Tải bản cài về từ trang Tải về và giải nén vào một thư mục bất kỳ.

2. 2

   Windows: bấm đúp run.bat. macOS hoặc Linux: mở Terminal tại thư mục đó rồi gõ bash run.sh

   Lần đầu mất khoảng nửa phút vì phần mềm phải chuẩn bị dữ liệu.

3. 3

   Khi thấy dòng "Mở trên trình duyệt: http://localhost:8895", mở địa chỉ đó.

   Cứ để cửa sổ đó chạy. Đóng nó là phần mềm dừng.

Đăng nhập lần đầu#

Bản mới cài có sẵn một tài khoản quản trị để bạn vào được ngay.

1. 1

   Tài khoản: admin — Mật khẩu: 123456

2. 2

   Vào xong, đổi mật khẩu ngay tại Cài đặt > Thông tin cửa hàng.

   Mật khẩu này giống nhau ở mọi bản tải về, nên ai biết cũng đăng nhập được nếu bạn để nguyên.

Dùng trên nhiều máy trong cửa hàng#

Máy tính ở quầy, máy tính bàn của quản lý, điện thoại của lễ tân — tất cả đều dùng chung một dữ liệu, miễn là cùng mạng WiFi.

1. 1

   Xem địa chỉ IP của máy đang chạy phần mềm.

   Windows: mở Command Prompt gõ ipconfig. macOS: Cài đặt hệ thống > Mạng. Linux: gõ ip addr

2. 2

   Trên máy khác, mở trình duyệt và vào http://<địa-chỉ-IP>:8895 — ví dụ http://192.168.1.10:8895

Thông tin cửa hàng và chi nhánh#

Làm một lần lúc đầu. Tên và địa chỉ ở đây sẽ in lên hoá đơn của khách.

Vào đây:Cài đặt > Cửa hàng

1. 1

   Điền tên cửa hàng, số điện thoại, địa chỉ, logo.

2. 2

   Khai giờ mở cửa ở tab Giờ làm việc.

   Phần đặt lịch dựa vào đây để không nhận hẹn ngoài giờ.

3. 3

   Có nhiều cơ sở thì thêm ở tab Chi nhánh.

   Mỗi chi nhánh có kho riêng, nhân viên riêng, báo cáo tách riêng được.

4. 4

   Khai phòng, giường, ghế ở mục Phòng & thiết bị nếu cửa hàng bạn có giới hạn chỗ.

   Khai rồi thì khi đặt lịch hệ thống tự chặn trùng chỗ.

Dịch vụ và sản phẩm#

Đây là danh mục bạn bán. Dịch vụ là thứ nhân viên làm cho khách; sản phẩm là hàng bán kèm hoặc bán lẻ.

Vào đây:Cài đặt > Danh mục

1. 1

   Thêm dịch vụ: tên, giá, thời gian làm.

   Thời gian làm quyết định lịch hẹn chiếm bao lâu — khai sát thực tế thì lịch mới không vỡ.

2. 2

   Thêm sản phẩm kèm giá bán và giá nhập.

3. 3

   Khai nhà cung cấp nếu bạn muốn theo dõi nhập hàng theo từng nơi.

4. 4

   Khai định mức tiêu hao ở mục Tiêu hao dịch vụ.

   Ví dụ mỗi lần chăm sóc da hết bao nhiêu ml tinh chất. Khai rồi thì làm dịch vụ là kho tự trừ, và báo cáo tính được lãi thật sau chi phí vật tư.

Nhân viên và phân quyền#

Mỗi người một tài khoản riêng để biết ai làm gì, và để tính hoa hồng cho đúng người.

Vào đây:Cài đặt > Nhân viên

1. 1

   Thêm kỹ thuật viên ở mục Nhân viên — đây là người được chọn khi đặt lịch và khi tính tiền.

2. 2

   Tạo tài khoản đăng nhập cho từng người ở mục Người dùng.

   Đừng để cả cửa hàng dùng chung một tài khoản: mất dấu vết ai sửa gì, và không tính được hoa hồng.

3. 3

   Chỉnh ai xem được gì ở mục Phân quyền.

   Ví dụ lễ tân xem lịch và thu ngân nhưng không xem báo cáo doanh thu.

4. 4

   Đặt cách tính hoa hồng ở mục Hoa hồng — theo từng dịch vụ hoặc theo phần trăm doanh số.

Lịch hẹn#

Màn hình dùng nhiều nhất trong ngày. Xem ai đang bận, chỗ nào còn trống, khách nào sắp tới.

Vào đây:Lịch hẹn

1. 1

   Bấm vào ô giờ trống để tạo hẹn: chọn khách, dịch vụ, kỹ thuật viên.

2. 2

   Kéo thả để đổi giờ hoặc đổi người làm.

   Trùng giờ kỹ thuật viên hoặc trùng phòng thì hệ thống báo ngay lúc đặt, không đợi đến lúc khách tới mới biết.

3. 3

   Khách đến thì đánh dấu đã đến; làm xong thì chuyển thẳng sang tính tiền.

Thu ngân#

Tính tiền cho khách. Làm nhanh vì khách đang đứng đợi.

Vào đây:Thu ngân

1. 1

   Chọn khách (hoặc để trống nếu khách vãng lai), chọn dịch vụ và sản phẩm.

2. 2

   Chọn kỹ thuật viên cho từng dịch vụ.

   Bỏ qua bước này là mất hoa hồng của nhân viên — hệ thống không đoán hộ được.

3. 3

   Áp mã giảm giá, trừ thẻ liệu trình hoặc dùng điểm tích luỹ nếu có.

4. 4

   Chọn cách thanh toán rồi lưu. In hoá đơn nếu cần.

Khách hàng#

Hồ sơ từng khách: đã làm gì, chi bao nhiêu, thích ai làm. Đây là thứ giữ khách quay lại, không phải khuyến mãi.

Vào đây:Khách hàng

1. 1

   Thêm khách mới với tên và số điện thoại. Ghi chú thêm điều cần nhớ về khách.

2. 2

   Mở hồ sơ khách để xem toàn bộ lịch sử giao dịch, thẻ đang dùng, điểm tích luỹ.

3. 3

   Gắn nhãn để phân nhóm — ví dụ khách VIP, khách lâu chưa quay lại.

   Nhóm này dùng được khi gửi tin nhắn chăm sóc.

Sổ quỹ#

Tiền vào tiền ra trong ngày, gồm cả những khoản không phải bán hàng: trả tiền điện, ứng lương, nhập hàng.

Vào đây:Báo cáo > Sổ quỹ

1. 1

   Ghi phiếu thu hoặc phiếu chi mỗi khi có tiền ra vào ngoài hoá đơn.

2. 2

   Cuối ngày đối chiếu số trong sổ với tiền mặt thực tế trong két.

Thẻ và liệu trình#

Khách trả trước một gói rồi dùng dần. Vừa có tiền sớm, vừa buộc khách quay lại cho đủ số buổi.

Vào đây:Cài đặt > Khách hàng > Thẻ dịch vụ

1. 1

   Tạo mẫu thẻ: gồm dịch vụ gì, bao nhiêu buổi hoặc bao nhiêu tiền, hạn dùng bao lâu.

2. 2

   Bán thẻ cho khách ngay tại màn hình thu ngân.

3. 3

   Lần sau khách tới, chọn trừ vào thẻ thay vì thu tiền.

   Mỗi lần trừ đều ghi lại ai trừ, trừ lúc nào — tra được khi khách thắc mắc.

Mã giảm giá và tích điểm#

Hai cách khuyến khích khách quay lại, dùng riêng hoặc dùng chung đều được.

Vào đây:Cài đặt > Khách hàng

1. 1

   Tạo mã giảm giá ở mục Mã giảm giá: giảm theo phần trăm hay số tiền, hạn dùng, số lượt.

2. 2

   Bật tích điểm ở mục Tích điểm: khách chi bao nhiêu được bao nhiêu điểm, đổi điểm ra sao.

Nhắn tin chăm sóc#

Nhắc lịch hẹn, chúc mừng sinh nhật, mời khách lâu chưa quay lại.

Vào đây:Cài đặt > Khách hàng > Tin nhắn

1. 1

   Soạn mẫu tin dùng lại nhiều lần, có chèn tên khách tự động.

2. 2

   Chọn nhóm khách cần gửi rồi gửi, hoặc đặt gửi tự động theo dịp.

Khảo sát khách hàng#

Hỏi khách thấy thế nào sau khi dùng dịch vụ, để biết chỗ nào cần sửa.

Vào đây:Khảo sát

1. 1

   Tạo bộ câu hỏi: chấm điểm, chọn đáp án, hoặc để khách viết tự do.

2. 2

   Gửi cho khách sau khi làm xong dịch vụ.

3. 3

   Xem kết quả tổng hợp ở Báo cáo > Đánh giá.

Kho hàng#

Biết còn bao nhiêu, hết lúc nào, ai lấy ra dùng.

Vào đây:Cài đặt > Danh mục > Kho hàng

1. 1

   Nhập hàng: ghi số lượng, giá nhập, nhà cung cấp, hạn dùng nếu có.

2. 2

   Chuyển hàng giữa các chi nhánh khi cần.

3. 3

   Kiểm kê định kỳ để đối chiếu số trên phần mềm với hàng thực tế.

   Chênh lệch được ghi lại thành phiếu điều chỉnh, không sửa lén.

Chấm công và lương#

Tính lương dựa trên số liệu có sẵn thay vì ngồi cộng tay cuối tháng.

Vào đây:Cài đặt > Nhân viên

1. 1

   Chấm công ở mục Giờ làm việc.

2. 2

   Hoa hồng tự cộng theo từng hoá đơn đã chọn kỹ thuật viên.

3. 3

   Cuối tháng xem bảng tổng hợp: lương cơ bản, hoa hồng, thưởng phạt.

Báo cáo#

Hơn hai mươi báo cáo, nhưng ngày thường chỉ cần vài cái. Đừng cố xem hết.

Vào đây:Báo cáo

1. 1

   Xem hằng ngày: Tổng quan và Doanh thu theo ngày.

2. 2

   Xem hằng tuần: Theo nhân viên, Theo dịch vụ — biết ai làm tốt, dịch vụ nào bán chạy.

3. 3

   Xem hằng tháng: Hoa hồng, Tồn kho, Công nợ khách hàng.

Mở địa chỉ công khai#

Mặc định phần mềm chỉ dùng được trong cửa hàng. Muốn xem từ nhà, từ điện thoại 4G, hoặc gửi link đặt lịch cho khách thì bật địa chỉ công khai. Làm một lần duy nhất.

1. 1

   Mở rabitspa.com trên trình duyệt và đăng nhập. Chưa có tài khoản thì đăng ký — dùng Google cũng được.

   Tài khoản này khác tài khoản admin trong phần mềm. Nó dùng để cấp địa chỉ, không phải để đăng nhập vào phần mềm.

2. 2

   Vào mục Link public, bấm Bật link, rồi bấm Tạo mã ghép máy.

3. 3

   Quay lại máy đang chạy phần mềm, chạy: bash run.sh --ghep-may (Windows: run.bat --ghep-may), rồi nhập mã.

   Mã chỉ sống 10 phút và dùng được một lần. Hết hạn thì tạo mã mới.

Dùng tên miền riêng của bạn#

Nếu bạn đã mua tên miền, khách có thể vào bằng chính tên miền đó thay vì địa chỉ hệ thống cấp.

1. 1

   Đăng nhập rabitspa.com, vào mục Tên miền, nhập tên miền của bạn và gửi yêu cầu.

2. 2

   Vào trang quản lý tên miền nơi bạn mua, thêm một bản ghi CNAME trỏ về địa chỉ mà trang hiển thị.

   Nếu tên miền đang dùng Cloudflare, bản ghi phải để chế độ DNS only (mây xám) thì chứng chỉ bảo mật mới cấp được.

3. 3

   Chờ duyệt. Xong là dùng được, thường trong vòng vài phút.

Sao lưu#

Dữ liệu nằm ở máy bạn, không ai giữ hộ. Mất máy mà không có bản sao là mất hết.

1. 1

   Toàn bộ dữ liệu nằm trong file backend/rabitspa.db thuộc thư mục cài đặt.

2. 2

   Chép cả thư mục đó sang ổ cứng ngoài hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây là xong.

3. 3

   Làm định kỳ — mỗi tuần một lần là tối thiểu.

   Khôi phục: chép file đó về đúng chỗ cũ lúc phần mềm đang tắt.

Khi gặp trục trặc#

Vài lỗi hay gặp và cách xử lý.

1. 1

   Không mở được http://localhost:8895

   Xem cửa sổ đang chạy có báo lỗi gì không, thử đóng hẳn rồi chạy lại. Nếu phần mềm khác đang chiếm cổng, chạy với cổng khác: RABITSPA_WEB_PORT=9100 bash run.sh

2. 2

   Quên mật khẩu quản trị

   Xoá file backend/rabitspa.db rồi chạy lại — phần mềm tạo lại dữ liệu mẫu, NHƯNG MẤT HẾT dữ liệu đã nhập. Chỉ làm khi chấp nhận điều đó.

3. 3

   Ghép máy báo mã không dùng được

   Mã chỉ sống 10 phút và dùng một lần. Tạo mã mới rồi thử lại.

4. 4

   Địa chỉ công khai không vào được

   Kiểm tra máy còn bật và còn mạng không. Nếu đã gỡ máy trên trang quản lý thì phải ghép lại.

5. 5

   Máy Ubuntu báo thiếu libatomic.so.1

   Chạy: sudo apt install libatomic1